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Come organizzare l’azienda per uno Smart Working di successo. Alcuni aspetti che la tua organizzazione non dovrebbe sottovalutare.

18/03/20 17.15 Posted by Angela Salgarelli - No Comments

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Dati gli avvenimenti di queste ultime settimane, che stanno mettendo a dura prova molte aziende, vogliamo analizzare una tematica molto calda in questo momento: quella dello smart working. Quali sono i fattori fondamentali che un’azienda dovrebbe prendere in considerazione per strutturare uno smart working di successo per i propri dipendenti che lavorano da casa garantendo l’efficacia, l’efficienza, il raggiungimento dei risultati e non incorrendo in rischi?

Avendo Kiratech una certa esperienza nel campo, essendo gran parte del nostro team in smart working, vogliamo analizzare alcuni aspetti che noi riteniamo fondamentali, e su cui siamo in grado di aiutarti, affinché la tua azienda possa raggiungere il risultato sperato diventando, al bisogno, una vera azienda full remote.

Introduciamo innanzitutto rapidamente il concetto di smart working: come si legge nel sito del Ministero del lavoro e delle politiche sociali, smart working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

In questo periodo, nello specifico, a causa della diffusione dell’emergenza sanitaria causata dal nuovo Coronavirus, il governo ha consigliato ai lavoratori di lavorare a distanza, ove possibile, e molte aziende si sono quindi trovate a dover rispondere, più o meno prontamente a questa necessità applicando lo smart working e facendo lavorare da casa i propri collaboratori. Quali questioni stanno affrontando, o hanno affrontato, le aziende che si trovano oggi, o si sono trovate in passato, ad approcciarsi a questo tema?

 

1. Gli strumenti

Oltre alla strumentazione classica di base necessaria per il lavoro da remoto, come il laptop ed una connessione ad Internet che garantisca una certa velocità e stabilità della connessione, vogliamo porre l’attenzione su strumenti aziendali che noi utilizziamo ampiamente e da cui un’azienda innovativa e moderna non può prescindere:

  • Adozione di una VPN, Virtual Private Network, una rete privata che consente di connettersi in modo sicuro alla rete aziendale. Questa rete dotata di crittografia avanzata garantisce alti livelli di privacy e sicurezza per i dati che passano tra i dispositivi utilizzati esternamente dai collaboratori in smart working e i server dell’azienda.
    Attraverso servizi specifici erogati da Cloud Provider la propria rete può essere collegata in modo sicuro, privato e crittografato a reti Cloud.
    Noi di Kiratech abbiamo ad esempio implementato i nostri servizi MSP (servizio co-gestito per i nostri clienti) e la connessione sicura del nostro staff utilizzando apparati fisici e virtuali Cisco ASAv, garantendo ai nostri clienti la massima sicurezza e flessibilità.

 

  • VDI, Virtual Desktop Infrastructure, tecnologia che consente di realizzare ambienti desktop virtuali visualizzabili dai singoli utenti di una rete aziendale su qualsiasi dispositivo portatile senza che le risorse a cui essi fanno riferimento (file, immagini, programmi, driver, preferenze) siano fisicamente presenti sul dispositivo stesso. Qualora un’azienda volesse distribuire i propri desktop virtuali e le proprie app su cloud, vi è la possibilità di farlo sempre attraverso servizi specifici offerti dai principali Cloud Provider nostri Partner, come Microsoft Azure, AWS, VMware, Nutanix.

 

  • Servizi Cloud di Office 365. L’idea di base di Microsoft Office 365 è quella di offrire “un ufficio completo nel Cloud”: questo servizio unisce l’evoluzione in ottica Cloud dei prodotti Microsoft Office Desktop per la creazione, la modifica e la condivisione di documenti a servizi di comunicazione e collaborazione di Microsoft di prossima generazione, tra cui Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online, Office per il Web e Microsoft Teams, consentendo agli utenti di essere produttivi da qualsiasi luogo, avendo una connessione ad Internet.
    Per noi in Kiratech questo è uno strumento fondamentale: ci consente di effettuare operazioni come connetterci alla nostra posta elettronica e visualizzare i nostri file office da qualsiasi dispositivo, condividere ed effettuare modifiche di documenti condivisi in real time, abilitando un’enorme flessibilità ed un maggiore livello di collaborazione e condivisione tra colleghi.

 

  • Utilizzo di piattaforme di code hosting e sviluppo software collaborativo. Tali piattaforme, che sono la base di tutti i progetti gestiti da e in Kiratech, possono essere paragonate ad un social network che funziona anche come repository di file, con la possibilità di creare software in hosting a pagamento per i progetti privati (tramite piattaforma GitHub Enterprise ad esempio) e gratuitamente per quelli open source.
    Tali soluzioni hanno trasformato il modo in cui il software viene creato portando la collaborazione e la revisione dei codici all’interno del processo di sviluppo, permettendo agli sviluppatori di scoprire, riutilizzare e contribuire al codice.
    GitHub è ad oggi una delle piattaforme più autorevoli ed utilizzate per lo sviluppo collaborativo di software a livello mondiale. Il flusso di sviluppo su cui si basa GitHub è chiamato GitHub Flow: questo sistema consente di avere una storia del software chiara e leggibile, facilitando lo sviluppo e permettendo ai team di concentrare e diversificare gli sforzi sulle particolari fasi di implementazione, correzione, pulizia, rilascio. Tutto ciò è monitorato, e permette quindi di intervenire tempestivamente sulle criticità a qualunque livello del processo.
    L’utilizzo di una soluzione di questo tipo è un plus che fa la differenza per aziende che sviluppano software: l’aumento dei progetti Open Source o collaborativi ha infatti messo in evidenza l’inadeguatezza dei sistemi tradizionali che non si coniugano con la trasparenza e la velocità oggi richieste, e sono quindi molto spesso un collo di bottiglia che si ripercuote sul business.
    Ci teniamo ad specificare che piattaforme come GitHub sono utilizzabili anche da “non sviluppatori”, per condividere informazioni in un unico repository condivisibile ai membri della propria organizzazione e da essi modificabile (come ad esempio un handbook per i dipendenti di un’azienda https://github.com/basecamp/handbook), oppure si può utilizzare la funzionalità “GitHub Projects” come strumento di project management per la gestione e visualizzazione condivisa dei task e del relativo stato di avanzamento all’interno di progetti più ampi.
  • Strumenti enterprise di video conferenza, meeting online, per la condivisione dello schermo e l’erogazione di Webinar, ovvero veri e propri eventi online. Noi in Kiratech, grazie anche all’attuale partnership in essere, utilizziamo moltissimo Cisco Webex, che ci permette di avere tutte queste funzionalità. Possiamo organizzare video call programmate o immediate per fare meeting con uno o più persone in contemporanea, ognuno connesso dal proprio dispositivo; questo ci permette di avere una comunicazione efficace interna e con i clienti. Troviamo inoltre molto utile la funzionalità Webex Events, che ci permette di erogare webinar di qualità in presenza di più speaker, condividendo live una presentazione o lo schermo del laptop per condurre demo o trial di specifici software. Il tutto è inoltre comodamente registrabile, in modo tale da poter rendere, al bisogno, il contenuto audio e video disponibile e visualizzabile on demand.

 

2. I processi interni

 

In parallelo all’utilizzo di questi strumenti, le aziende devono però cambiare mentalità e modificare i processi interni a favore di una maggiore collaborazione asincrona, trasparenza e comunicazione scritta in modo strutturato. Il setup delle procedure di sicurezza che stiano alla base di tutti i tool e le piattaforme utilizzate dai lavoratori deve diventare anch’esso un fattore insito nella cultura aziendale.

Soffermiamoci nello specifico sulle modalità di comunicazione. Quando lavoriamo da casa, diventano molte le fonti di informazioni che ci arrivano: per un singolo argomento potrebbe ad esempio arrivarci una mail, una chat su Slack, una telefonata e un file condiviso via Office 365. Come tener traccia di tutte queste informazioni evitando di perderne per strada? È importante che un’azienda e i vari reparti aziendali organizzino al loro interno delle modalità di comunicazione strutturata basate su strumenti di Project Management: in Kiratech utilizziamo molto ad esempio strumenti come GitHub Projects (già menzionato precedentemente), Trello, piuttosto che per la gestione della pipeline commerciale la Sales Pipeline del CRM Hubspot, soluzioni completamente su Cloud. Questi strumenti permettono al team di lavoro di aggiornare in modo strutturato i propri task all’interno di vere e proprie Canvas Board e di gestire in autonomia il backlog di lavoro, dando allo stesso tempo piena visibilità ai colleghi dello status del proprio lavoro. Questi tool possono essere poi integrati con le App di comunicazione più utilizzate (come Slack) per strutturare workflow, notifiche o azioni di follow-up.

Una cultura di questo tipo rientra nelle modalità di comunicazione di tipo asincrono, in quanto, nonostante non vi sia un allineamento continuo tramite telefono o videochiamate, permette di tenere traccia dello stato di un progetto e di darne una visibilità ai membri del team in qualsiasi momento.

Questa modalità di lavoro è utilizzata dal nostro team per la gestione di progetti interni e di clienti, e ci ha permesso di migliorare notevolmente la nostra comunicazione interna con evidente risparmio di tempo e miglioramento dell’efficienza.

Un altro elemento che in azienda riteniamo fondamentale è il setup di procedure di sicurezza che siano alla base dell’utilizzo di dispositivi e piattaforme web, specialmente per quelle basate sul Cloud.

Non ci vogliamo soffermare troppo su tool che permettono di implementare queste misure, ma per un’azienda è indispensabile l’utilizzo di un password manager, meglio se uno che permetta di implementare un modello crittografico di condivisione delle credenziali e l’implementazione dell’autenticazione a due fattori (2FA) ovunque e in particolare per tutti i servizi Cloud.

Segnaliamo inoltre come importante l'utilizzo di piattaforme che aiutino a limitare i rischi derivanti da minacce interne, da una scarsa visibilità degli asset remoti o da una gestione poco sicura da parte degli utenti dei dati sensibili: una soluzione ideale che permette di fare ciò è Rapid7 InsightIDR, un tool che unisce funzionalità di SIEM (Security Information and Event Management), User Behavior Analysis e Endpoint Detection e Visibility, il tutto basato su Cloud. Su quest'ultima, abbiamo reso disponibile una Trial gratuita di 30 giorni e più di 1 ora di Demo in italiano con overview ed istruzioni per l'utilizzo della soluzione:

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Vuoi strutturare una cultura aziendale basata sugli elementi di cui abbiamo parlato per diventare, all’occorrenza, un’azienda full remote? Con la nostra esperienza e l’affiancamento aziendale nella scelta delle giuste soluzioni tecnologiche, possiamo aiutarti a farlo al meglio.

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FONTI:

https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default.aspx

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